Elke byvoeg-seremonie is 'n groot gebeurtenis – ten minste vir die kliënt. Dit spreek amper vanself dat jy hierdie oomblik met vriende, kennisse, familie of selfs kliënte en sakevennote wil deel. As 'n reël werk dit net met 'n uitnodigingsbrief. En die regte woorde is deurslaggewend. Genoeg rede om dit van nader te bekyk.
Basies
Die uitbou-seremonie is iets soos 'n mylpaal in die bou van 'n gebou. Dit dui op die voltooiing van 'n belangrike eerste fase van konstruksie. Dit spreek amper vanself dat dit natuurlik gevier moet word. Soos ons almal weet, is 'n fees sonder gaste egter nie veel werd nie. Om mense te motiveer om werklik die feesgeleentheid by te woon, is 'n uitnodiging nodig. As jy familie en goeie vriende het, behoort dit normaalweg nie 'n probleem te wees om hulle te kry om die viering by te woon nie. Met kennisse lyk dinge egter bietjie anders. En as die gebou nie net privaat gebou is nie, maar as 'n nuwe gebou of uitbreiding van 'n maatskappy dien, kom jy vinnig voor nuwe uitdagings te staan om sakevennote, kliënte en, laaste maar nie die minste, die publiek met 'n funksionerende uitnodiging te bereik. In beide gevalle moet die volgende punte duidelik gemaak word:
- Mense se tyd is beperk
- Jy is vandag onder baie eise en is dikwels bly om geen afsprake te hê nie
- Al hoe meer mense verwag iets spesiaals, byvoorbeeld om 'n uitnodiging te aanvaar
- Mense moet altyd emosioneel aangespreek word en nie net rasioneel nie
- Hoe meer individueel en persoonlik 'n uitnodiging is, hoe doeltreffender is dit
- 'n Uitnodiging moet jou nuuskierig maak en die geleentheid wil bywoon
- Dit moet ook so kort as moontlik wees
- Benewens die teks speel die aantreklike ontwerp ook 'n rol
Mense het vandag eindelose moontlikhede. Hulle is vry om te besluit hoe hulle hul beperkte vrye tyd wil spandeer. Die uitnodigingsteks vir’n bolaag-seremonie moet dus so motiverend moontlik wees – en dit moet noodwendig iets met die betrokke gebou en met die kliënt te doen hê. Jy benodig natuurlik ook baie spesifieke inligting, soos die datum, ligging en begin van die viering.
Nugter-feitelik versus emosioneel-persoonlik
Daar is basies twee maniere om 'n uitnodigingsteks vir 'n byvoeg-seremonie te skryf - óf nugter-feitelik, dit wil sê gefokus op die noodsaaklike inligting, óf emosioneel-persoonlik, sonder om die nodige inligting te mis. Ervaring toon dat die tweede benadering meer effektief is. Kom ons kyk na twee voorbeelde:
- “Ons wil jou hartlik uitnooi na die uitbou-seremonie van ons nuwe huis op XX. XX. XXX om XX. XX nm. in XXXXXXstraat.”
- “Hora, dis klaar! Die dop van ons nuwe huis is voltooi en ons kan die bolaag-uit-seremonie vier. Vir ons is dit 'n baie spesiale oomblik wat ons beslis met julle wil deel. Ons nooi jou dus hartlik uit na die uittrekseremonie op XX. XX. XXX om XX. XX nm. in XXXXXXstraat."
Albei variante rig 'n uitnodiging en bevat al die inligting wat jy nodig het. Variant twee behels egter baie emosies. Dit beklemtoon ook hoe belangrik dit vir die gebou-eienaars is dat die potensiële gas aan die geleentheid deelneem. Ek wed dit sal meer gaste as opsie een lok – bloot omdat mense emosioneel en persoonlik aangespreek wil word. 'n Mens kan nou beswaar maak dat dit privaat werk, maar nie wanneer 'n maatskappy sy top-out-seremonie vier nie. Die teenoorgestelde is waar, 'n emosionele toespraak kan ook hier gemaak word, al moet dit goed gemeet word.
Voorbeeld
“Die dop van ons nuwe administrasiegebou is voltooi. Ons sal binnekort vir ons werknemers, ons sakevennote en ons kliënte 'n moderne, goedvoel-atmosfeer kan bied. Dit is 'n belangrike stap vir ons maatskappye om voort te gaan om suksesvol te wees in die toekoms. Ons nooi jou dus graag uit na die top-out-seremonie op XX. XX. XXX om XX. XX nm. in XXXXXXstraat."
Emosies speel ook 'n rol in hierdie teks, sonder dat dit in uitbundigheid ontaard. Terselfdertyd word die belangrikheid van die nuwe gebou onderstreep.
Persuitnodiging
'n Maatskappy of maatskappy moet beslis die pers nooi na 'n komende bo-op-seremonie, 'n koerantberig kan immers gratis advertensies of ten minste goeie PR wees. Ten einde die uitnodiging raakgesien te word, moet die uitnodigingsteks bykomende inligting in 'n saamgeperste vorm bevat waarmee redigeerders kan werk. Dit sluit byvoorbeeld inligting in oor hoeveel in die nuwe gebou belê is of hoeveel mense in die toekoms daar gaan werk. As dit enige spesiale kenmerke het, sal jy goed doen om dit ook te noem. Laaste maar nie die minste nie, 'n paar agtergrondinligting oor die maatskappy is belangrik.
Gedigte
Gedigte is uiters gewild wanneer dit kom by uitnodigings na 'n bolaag-seremonie. Jy kan hulle in oorvloed op die internet vind. Gedigte werk beslis as hulle 'n sekere gees het en, ideaal gesproke, ook 'n tikkie humor bevat. Hulle moet egter slegs privaat gebruik word. As jy besluit om 'n voltooide gedig te gebruik, moet jy beslis 'n persoonlike aanraking daaraan gee. Uiteindelik kom dit alles neer op individualiteit en emosies.
